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Des agendas partagés en toute liberté avec Webcalendar


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On trouve une profusion de solutions en matière de travail collaboratif dans le monde du libre. Framasoft en référence un certain nombre dans sa catégorie groupware [1]. Wikipédia cite plusieurs exemples de logiciels libres (on trouve également des produits propriétaires) dans son article consacré au groupware [2].

Pour des personnes peu familiarisées avec ce type de technologies, les agendas partagés constituent une très bonne entrée en matière. Les utilisateurs ont du mal à cacher leur surprise face aux possibilités offertes par cet outil accessible à travers un simple navigateur web.



Opportunité d’un agenda partagé

La mise en place d’un agenda partagé facilite l’organisation du travail en équipe : connaître les disponibilités d’un collaborateur, prévenir tous les membres de l’équipe d’un événement important, planifier une réunion devient beaucoup plus rapide et facile. On peut aussi étendre l’utilisation à la réservation de ressources mutualisées : salle de réunion, ordinateur portable, vidéoprojecteur…

Pourquoi Webcalendar ?

Parmi les solutions disponibles, Webcalendar [3] présente de nombreux atouts. Sa grande simplicité est une des clefs essentielles de son succès. D’un point de vue technique, le responsable informatique appréciera sa légèreté et la rapidité de sa mise en oeuvre. Le gestionnaire soucieux d’optimiser les investissements sera ravi d’apprendre que le logiciel publié sous licence GPL [4] peut être téléchargé librement et gratuitement [5]sur internet.

Fonctionnalités

Webcalendar supporte une trentaine de langues dont le français. Une seule installation vous permet de créer autant d’agendas que vous le souhaitez. Il peut vous envoyer un mail de rappel quelques heures avant un rendez-vous important. La version 1.1.2 aujourd’hui en développement [6] ajoute des flux RSS pour le suivi des événements inscrits dans votre agenda.

Démonstration

Vous hésitez encore ? Une démo [7] vous permet de tester les possibilités offertes par ce logiciel.

Prérequis

Pour installer Webcalendar, vous devez disposer d’un serveur web intégrant le support du langage PHP et d’une base de données MySQL. L’article de Jean-Christophe SARROT Installer un serveur Apache sur son PC donne des pointeurs vers plusieurs sites ressources.

Téléchargement et installation

Après avoir téléchargé le logiciel [8], la procédure d’installation est relativement classique pour ce type d’application. Commencez par décompresser l’archive dans le répertoire racine de votre serveur web. Vous y trouverez notamment le script tables-mysql.sql qui vous servira pour créer dans votre bases de données les tables nécessaires au bon fonctionnement du logiciel. Précisons au passage que Webcalendar supporte également d’autres systèmes de gestion de bases de données parmi lesquels l’excellent PostgreSQL. Utilisez votre navigateur web pour vous connecter à l’application. Au premier lancement, l’application vérifie votre environnement et vous alerte sur les problèmes éventuels (les plus fréquents concernent votre configuration PHP et les droits d’accès au répertoire include sur votre serveur web). Vous êtes invité à renseigner un formulaire avec vos paramètres de base de données : le nom du serveur (très souvent localhost sauf si votre base de données et installée sur une machine différente du serveur web, en cas de doute, demandez à votre hébergeur), la base de données, le nom de l’utilisateur MySQL et son mot de passe. Testez votre configuration en cliquant sur le bouton Test settings puis enregistrez la avec Save settings. Enfin, lancez l’application avec Launch Webcalendar et cliquez sur le lien Administration pour paramétrer votre environnement et créer vos utilisateurs.

Utilisation

Après authentification (en plus de l’authentification web classique, Webcalendar supporte les technologies HTTP, LDAP ou NIS), chaque utilisateur accède à son propre agenda. Il peut personnaliser son environnement selon ses préférences : vue par défaut (mensuelle, hebdomadaire ou quotidienne), heures de début et de fin de journée, couleurs… Il peut consulter les agendas des autres utilisateurs.

L’ajout d’un événement se fait au moyen d’un simple formulaire. Un événement peut-être public ou privé (les autres verront que vous n’êtes pas disponible mais il n’auront pas accès à la description de l’événement). On peut choisir d’inviter des participants. Ceux ci recevront une alerte : vous avez un événement en attente d’approbation. Chacun peut alors accepter ou refuser le rendez-vous proposé et l’organisateur accède aux réponses en temps réel. Un troisième onglet permet de gérer les événements récurssifs, par exemple : tous les lundis jusqu’au 30 juin 2007.

Le système des vues permet d’afficher en parallèle plusieurs agendas pour trouver une disponibilité commune. Vous pouvez utiliser Webcalendar pour gérer la réservation d’un parc de véhicules et visualiser d’un seul coup d’oeil les réservations en cours.

On peut rechercher un événement à partir d’un mot clef contenu dans sa description mais cette fonction est relativement rudimentaire.

Import-Export

Webcalendar offre des fonctionalités d’import-export. Parmi les formats supportés en entrée et en sortie, on trouve iCalendar [9] et vCalendar [10]. ICalendar également connu sous le nom Ical est un format ouvert conçu pour assurer l’interopérabilité [11] des données calendaires. Le support du format xCal [12] est inscrit dans la liste des évolutions envisagées [13].

Alternatives à Webcalendar

L’équipe de Webcalendar a choisi de publier directement sur son site une liste des logiciels concurrents [14]. Kronolith, Chronos ou MRBS figurent parmi cette liste. On pourrait ajouter Webcalendar, un autre logiciel libre d’agendas partagés qui se distingue du premier par l’étendue de ses fonctionnalités mais la richesse fonctionnelle a un prix en termes de complexité. De plus ce logiciel dont le développement est hébergé par l’Université du Texas nécessite un serveur capable d’exécuter des scripts CGI en Perl, technologie nettement moins courante que le PHP sur les hébergements classiques.

Conclusion

Le libre illustre une nouvelle fois ici sa capacité à produire des logiciels d’excellente qualité et à les rendre disponibles au plus grand nombre. Il en va de même dans bien d’autres domaines comme les wikis, les gestionnaires de contenus ou les blogs.

Parce qu’ils sont porteurs de valeurs citoyennes qui rappellent la devise liberté, égalité, fraternité [15], les acteurs de l’éducation populaire doivent absolument se saisir des potentialités offertes par le monde du logiciel libre. Les rencontres de l’animation scientifique et technique qui se dérouleront à Tours les 25 et 26 janvier 2007 offriront une nouvelle occasion pour cela. Je vous en reparlerai ici même.

En savoir plus

En français

- Un calendrier personnel / de groupeWebcalendar sur LinuxEdu Québec
- Un TP consacré à l’installation de Webcalendar sur le site de lAcadémie de Créteil

En anglais

- La fiche d’identité de Webcalendar sur Sourceforge
- Le guide de l’administrateur système
- Le guide de l’utilisateur
- Les forums
- Le wiki
- Le schéma de la base de données

A propos de l’auteur

Jean-Christophe BECQUET est le fondateur d’APITUX, cabinet spécialisé dans la formation et le conseil en informatique libre. Il est également l’auteur du site Apitux.org consacré aux enjeux du logiciel libre, aux standards ouverts et à l’interopérabilité.

Cet article est publié selon les termes de la licence Créative Commons BY-SA.


[1] Les logiciels de groupware sur Framasoft

[2] L’article groupware sur Wikipédia

[3] Webcalendar

[4] Des licences pour les logiciels libres

[5] L’économie du logiciel libre

[6] La version 1.1.2 de Webcalendar est disponible sur le site mais il est déconseillé de l’utiliser en production

[7] Démo de Webcalendar

[8] Télécharger Webcalendar

[9] iCalendar sur Wikipédia

[10] vCalendar Overview (en anglais)

[11] Formats ouverts et interopérabilité

[12] xCal sur Wikipédia

[13] Webcalendar futur plans (en anglais)

[14] Webcalendar competitors (en anglais)

[15] Logiciels informatiques : la liberté de choix est un enjeu de société

Mis en ligne le vendredi 22 décembre 2006



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apitux | (APITUX) : Formateur et conseil en informatique libre. Auteur du site http://www.apitux.org/ consacré aux enjeux du logiciel libre, aux standards ouverts et à l’interopérabilité. APITUX vous accompagne dans votre migration vers le logiciel libre.

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