Créer un mailing avec OpenOffice Writer

Voici le texte que James veut envoyer à ses trois meilleurs amis : JC Sarrot, Cindy Lauper [1] et Loïs Chiles [2].

Il pourrait écrire trois cartes manuscrites, mais, fana de nouvelles technologies comme il est, il se dit que c’est l’occasion d’apprendre à manier l’outil mailing d’OpenOffice Writer - il est par ailleurs, on le sait, un grand défenseur du monde (du) libre.

Il s’empare donc de son ordi-bouillotte-réchauffe-bolinos et saisit son texte (en s’aidant du correcteur orthographique, on ne sait jamais).

Il va ensuite dans Outils > Assistant mailing et choisit "Utiliser le document actif" :

Dans "Sélectionner un type de document", il choisit "Lettre" et non pas "E-mail". Il clique ensuite sur "Insérer un bloc d’adresses" puis coche "Ce document contiendra un bloc d’adresses", puis clique sur "Sélectionner plusieurs listes d’adresses" (ou "Sélectionner une liste d’adresses", c’est la même chose) :

Cela ouvre une fenêtre qui permet d’ajouter une liste d’adresses existantes ou d’en créer une :

Si James clique sur "Créer", une nouvelle fenêtre s’ouvre permettant de saisir un à un les destinataires du mailing (le dernier champ concerne le sexe du destinataire ; après avoir bien réfléchi, James décide de saisir f si c’est une femme et m si c’est un homme) :

Après avoir saisi ses adresses, il clique sur Ok et enregistre le fichier d’adresses en évitant les espaces dans le nom (cela peut effectivement créer des dysfonctionnements).

Dans l’étape suivante, il pourrait choisir de créer des salutations automatiques, mais, pour aller plus loin dans l’apprentissage, il décide de disposer manuellement les champs dans sa formule de politesse finale, et donc de ne pas cocher sur cet écran "Ce document devrait contenir des salutations" (on voit que dans le cas contraire, il faudrait saisir la valeur du champ "sexe" indiquant un destinataire de sexe féminin, c’est-à-dire f selon le choix de James).

Les deux commandes suivantes lui permettent de préciser l’emplacement dans sa page du bloc adresse et du bloc éventuel de salutations, puis d’éditer sa page en cours de travail (le "document de base") pour le retoucher à loisir - James en profite pour placer sur la même ligne le titre, le prénom et le nom du destinataire) :

Pour insérer manuellement les champs des noms et prénoms des destinataires dans la formule de politesse finale, il choisit Affichage > Source de données. Cela a pour conséquence d’afficher en partie haute de l’écran les données de (des) liste(s) d’adresses choisie(s). A l’aide d’un glisser-déposer, on insère dans la formule de politesse les champs Titre, Prénom et Nom :

L’avant-dernière étape consiste à afficher chacune des trois lettres pour la personnaliser éventuellement. James clique sur l’icone "Revenir à l’assistant mailing" (en haut à gauche de l’image ci-dessus) et sur "Personnaliser le document". En quelques fractions de secondes - James apprécie la rapidité d’OpenOffice ! Il n’a pas que ça à faire et d’autres missions l’attendent -, les trois lettres sont éditées :

James ne personnalise rien du tout, car déjà son téléphone sonne… Une nouvelle mission ! Il a juste le temps d’imprimer les 3 lettres :

Vous l’avez peut-être remarqué, James n’est pas très malin : il souhaite à ses amis une bonne année… 2007 ! Il ne sait pas qu’après 007, il y a 008…

Guide mailing et étiquettes