Pratiques collaboratives aux archives municipales de Rennes

GénérationCyb : Bonjour Jocelyne, qui êtes-vous ?

Jocelyne Denis-Gouyette : Bonjour, je suis responsable des projets informatiques au sein des archives de Rennes et webmestre du site www.archives.rennes.fr. Les archives comptent une dizaine de personnes, chacune étant responsable des projets dont elle a la charge.

D’où est venue l’idée de faire participer des internautes au travail sur les registres d’Etat-civil municipaux ?

Ce n’est un secret pour personne que le Web collaboratif commence à prendre forme. L’aspect technique ne fait plus peur. Il existe cependant peu de retours sur des projets collaboratifs précis, proches des besoins des uns et des autres. Constatant l’engouement des généalogistes pour Internet - et en particulier de ceux qui fréquentent nos archives -, j’ai pensé que l’on pouvait essayer de travailler ensemble, au profit de chacun.

Quels étaient les objectifs initiaux du projet "généannoteurs" ?

Les deux objectifs principaux étaient d’une part d’accélérer le travail de dépouillement des registres d’Etat-civil et, d’autre part, de faire participer des généalogistes amateurs, et plus généralement, des internautes intéressés par le projet, qu’ils soient rennais ou non, afin de créer d’autres types de relations et de lien social.

Par rapport au premier objectif, il faut préciser que nos registres municipaux d’Etat-civil sont en ligne sur Internet depuis 2003. Mais ils ne sont pas exploitables tels quels pour des recherches par patronyme. Il faut pour cela les transcrire dans une base de données, et ce type de travail n’est pas prioritaire pour un service d’archives tel que le nôtre.

Le projet a-t-il rencontré des résistances ? A-t-il été facile d’obtenir un feu vert de la part de votre hiérarchie ?

Deux résistances auraient pu se présenter.
Tout d’abord, les données d’Etat-civil sont le principal champ d’activité des associations et cercles généalogiques, qui défrichent peu à peu les registres de leurs communes et les mettent en ligne ou sur papier. Ils pourraient donc considérer comme une forme de concurrence le fait qu’un service public d’archives rassemble des bonnes volontés autour d’une telle tâche. Cela n’a pas été le cas à Rennes car nous avons d’excellentes relations avec le cercle généalogique d’Ille-et-Vilaine [3], qui, d’ailleurs, ne travaille pas précisément sur l’Etat-civil de la ville de Rennes. Mais sur d’autres territoires, le contexte peut être différent et engendrer des résistances très fortes, lorsque des cercles généalogiques font un gros travail sur les registres d’Etat-civil et mettent en ligne ou vendent des informations généalogiques (à Rennes, les élus ont par ailleurs décidé de la gratuité de l’accès par Internet aux registres municipaux).

La seconde résistance aurait pu consister à dire par principe ou par peur de je ne sais quoi : "On n’a pas à faire travailler les internautes sur les archives de la ville !". Or les dix personnes travaillant ici aux archives ont d’emblée été convaincues. Car quand un projet peut faire rayonner notre service à l’extérieur et contribuer à changer l’image poussiéreuse que l’on a traditionnellement d’un service d’archives, ça plaît.

Le projet a également tout de suite été soutenu par la ville car il n’a pas occasionné de coût supplémentaire au service [4] (l’outil de saisie a été développé en interne) et parce que, par ailleurs, nous avons pris toutes les assurances pour garantir la qualité de ce travail collaboratif.

Justement, comment avez-vous procédé pour maîtriser la qualité du travail produit par les internautes ?

Nous avons mis sur pieds une organisation du travail précise. Les généannoteurs travaillent lot par lot. Ils ont commencé en 2005 par les registres de naissances 1830 à 1880. Chacun est responsable d’une période allant de 2 mois à une année, suivant ses disponibilités. Il ne choisit pas la période à indexer, c’est nous qui la lui proposons. Cela nous permet de contrôler l’avancée de l’indexation des registres. Nous vérifions l’indexation et apportons des corrections éventuelles avant la mise en ligne effective. Nous sommes donc garants de la qualité du travail.

Comment se déroulent les relations avec les généannoteurs ?

Notre outil d’indexation est simple d’utilisation. A distance, un généannoteur débutant peut s’initier sans difficultés à l’aide des fiches techniques accessibles en ligne. Pour ce qui est du suivi du travail de chacun, notre outil permet de vérifier et valider les données indexées. Il y a aujourd’hui une cinquantaine de généannoteurs, ce qui représente une journée de travail de suivi par semaine.

A l’occasion, nous nous rencontrons pour faire connaissance ou pour faire le point. Ces relations avec les généannoteurs sont consommatrices de temps car elles sont actuellement surtout individuelles. Elles sont également très riches. Nous avons essayé de créer des groupes de généannoteurs mais cela n’a pas vraiment marché jusqu’à présent. Cela créait davantage de compétition entre les personnes que de collaboration, certains cherchant à faire mieux que l’autre.

L’arrivée d’un nouveau logiciel en ce début d’année 2008 va nous permettre de proposer des formations et de relancer de nouveaux groupes.

Votre expérience a t-elle permis, comme on dit traditionnellement, de "renforcer le lien social" ?

Certainement. Les généannoteurs nous disent qu’ils apprécient beaucoup de rentrer dans un rythme et des exigences de travail (des méthodes à suivre, un rendu attendu…) dont certains se sont éloignés parce qu’ils sont en retraite ou en recherche d’emploi. Ils constatent aussi l’utilité de leur travail, qui est mis en accès libre sur le site www.archives.rennes.fr.

Votre expérience va-t-elle faire tâche d’huile dans d’autres services d’archives ou de la ville ?

Au sein des différents services de la ville de Rennes, notre expérience collaborative n’a pour l’instant pas fait tâche d’huile.

Quant à d’autres services d’archives, des internautes nous disent en effet : "Nous travaillons pour vous, mais on souhaiterait que les services d’archives fassent la même chose chez nous".

Nous avons de nombreux contacts avec d’autres services d’archives. Notre expérience commence à être connue. Il existe déjà d’autres projets similaires, comme celui mené par les archives départementales des Yvelines, qui utilisent un logiciel plus complexe et coûteux, conçu par la société Evodia [5]. Notre projet initial était de placer notre logiciel sous licence libre, mais cela n’est pas encore le cas car il y a un travail important à réaliser pour nettoyer et déposer le code informatique. De toute façon, encore une fois, le logiciel que nous avons créé est simple et d’autres services d’archives peuvent en créer un similaire pour un coût modéré. Je trouve plus important que nous diffusions notre expérience, car ce n’est pas l’outil en lui-même qui permet à un tel projet de réussir, mais l’organisation du travail que l’on met autour et les nouvelles pratiques que l’on fait naître.

L’année 2008 verra certainement naître d’autres projets collaboratifs de ce genre. J’ai le sentiment que, depuis deux ans environ, le travail collaboratif pénètre au sein de services publics alors qu’ils étaient surtout l’apanage des associations. J’ai cependant un avis réservé sur cette "mode collaborative" : les services publics qui s’intéressent au travail collaboratif ont-ils vraiment réfléchi à ce qu’ils veulent en faire ? La production qui en résultera sera-t-elle vraiment utile et utilisée ?