Les logiciels de messagerie électronique tels Outlook Express, Microsoft Outlook ou Eudora vous permettent d’émettre, de recevoir et d’archiver vos mails. Sachez que le troisième (téléchargeable gratuitement sur www.eudora.com) est moins sensible aux virus que les deux premiers…
3 solutions pour utiliser l’e-mail :
avec un logiciel de messagerie :
Pour recevoir, expédier et archiver des mails, le mieux est de télécharger, à partir d’un CD-Rom ou d’Internet, un logiciel de messagerie : Microsoft Outlook, Outlook Express, Eudora… Les deux premiers sont les plus répandus… et donc les plus exposés aux virus qui, rappelons-le, se reproduisent essentiellement par le courrier électronique. Eudora est plus sûr, mais possède moins de fonctionnalités, assez, cependant, pour répondre à 90% de vos besoins en messagerie. Pour utiliser un logiciel de messagerie, vous devez le configurer aux caractéristiques de votre fournisseur d’accès Internet (FAI), payant (Orange, Club Internet…) ou gratuit (Free, Tiscali…) :
- saisir les adresses de serveur de messagerie entrant et sortant (par ex pour Wanadoo : pop.wanadoo.fr en entrant et smtp.wanadoo.fr en sortant),
- saisir vos codes personnel de connexion messagerie.
depuis le webmail de votre fournisseur d’accès :
Par ex., si vous allez sur le site www.free.fr, www.orange.fr (puis rubrique messagerie), www.laposte.net, www.ifrance.com, etc., et saisissez vos codes de connexion, vous pouvez, sans logiciel de messagerie, recevoir et expédier des mails et gérer ainsi votre courrier électronique depuis n’importe quel ordinateur, par l’intermédiaire du navigateur. C’est pratique, mais avec un inconvénient important par rapport aux logiciels de messagerie : on a du mal à envoyer ou recevoir des fichiers joints un peu volumineux, car l’espace mémoire alloué est limité.
par un autre webmail :
C’est un mix des deux systèmes précédents (avec les inconvénients du second) : vous gérez votre courrier électronique depuis un site, qui n’est pas celui de votre fournisseur d’accès. Vous devez alors indiquer votre serveur de courrier entrant et vos codes de connexion messagerie.
Quelques conseils généraux :
relevez vos mails tous les jours pour éviter qu’ils s’accumulent et répondez au fur et à mesure que vous les recevez (9 mails sur 10 demandent une réponse, ne serait-ce que "Merci, j’ai bien reçu, à bientôt"),
créez sur votre disque dur un dossier où vous allez stocker tous les documents attachés que vous recevez par mail,
si vous recevez un mail d’un expéditeur régulier ou important, introduisez ses coordonnées dans le "carnet d’adresse" de votre logiciel de messagerie ; celles-ci seront enregistrées et vous n’aurez pas à les ressaisir pour chaque envoi de mail ;
vous pouvez donner un niveau d’importance à vos mails pour gagner du temps lorsque vous effectuez une recherche.
Quelques détails techniques pour envoyer vos mails :
si vous souhaitez adresser une copie de votre mail à un second destinataire, il vous suffit d’inscrire l’adresse mail de celui-ci sur la ligne "Cc", qui signifie "Copie carbone" ou "Copie conforme" ;
si vous souhaitez que les destinataires ne puissent pas voir quels autres destinataires ont reçu copie du message, vous pouvez utiliser l’option "Bcc"-Blind carbon copy- ou "Cci"- "Copie carbone invisible" ;
la réponse à un courrier se fait en général en intercalant ses remarques dans le texte original ; les lignes de ce dernier restent précédées du signe" > "afin de les distinguer des annotations ; les réponses suivent ainsi les questions et l’émetteur comme le lecteur gagnent du temps ;
en cas de message important, l’expéditeur dispose en général, dans son logiciel de messagerie, d’une fonction de demande d’accusé de réception, qui sera émis lorsque le destinataire ouvrira le message ;
Vous pouvez configurer votre logiciel de messagerie pour qu’à la fin de chacun de vos messages apparaisse votre "signature", c’est-à-dire une formule de politesse, votre nom et vos coordonnées. Cela fait gagner du temps et n’empêche pas de personnaliser par ailleurs le contenu du message ;
Autre gain de temps : la constitution d’un carnet d’adresses avec des raccourcis permettant d’éviter des erreurs de frappe dans les adresses e-mail.
Joindre un document à son message :
Vous pouvez joindre à votre message un· "fichier joint" qui peut être de toute forme : image (jpeg, gif, etc ;..) son, texte (.doc, .rtf, etc·), exécutable, etc.
Pour lire ce fichier, il suffira au destinataire de cliquer sur le fichier (à condition qu’il possède un logiciel capable de lire celui-ci ; par exemple, pour ouvrir un fichier attaché créé par Microsoft Word, il est indispensable de disposer de Word ou d’une application lisant le format Word).
Avant d’envoyer un fichier attaché, pensez aux règles suivantes :
quand la mise en page du document n’est pas indispensable, envoyez au maximum les textes courts à l’intérieur de votre message plutôt que par fichiers attachés ;
n’envoyez pas, dans la mesure du possible, de fichiers joints dont la taille dépasse quelques centaines de kilo-octets, car ils seront longs à charger par le destinataire. Ou bien pensez à compresser ces documents (voir Fiche 7) ;
envoyez des fichiers convertis dans des formats standard. Par exemple, le format RTF (Rich Text Format ou texte mis en forme) peut être lu par la plupart des programmes de traitement de texte, que ce soit sur un ordinateur PC ou MacIntosh.
Puis-je utiliser ma messagerie électronique (en émission et réception) depuis n’importe quel ordinateur ?
Oui : il vous suffit d’aller sur le site de votre fournisseur d’accès (par exemple www.orange.fr puis rubrique messagerie) et de saisir vos codes d’accès de messagerie. Vous pouvez alors recevoir et émettre des mails directement par l’intermédiaire du navigateur (cela a un inconvénient principal par rapport aux logiciels de messagerie : on peut moins facilement organiser et archiver ses mails).
Un bon site (parmi d’autres) sur le courrier électronique :
www.learnthenet.com/french/section/email.html
