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1er cas de figure : utilisation de l’outil "Comparer le document" lorsque votre document vous est retourné modifié, sans mode particulier, par une ou plusieurs personnes.
Prenons comme exemple le document ci-dessous :
Vous l’avez enregistré sous le nom histoiredulibre.sxw, et adressé à votre collègue Robert, qui utilise également OpenOffice. Robert apporte une modification à votre document en lui ajoutant une portion de phrase à la fin :
Il enregistre son document sous le nom histoiredulibreparrobert.sxw avant de vous l’adresser en retour.
Vous ouvrez son document et souhaitez le comparer au vôtre. Pour ce faire, une fois que vous avez ouvert le document histoiredulibreparrobert.sxw, vous cliquez sur "Edition" puis sur "Comparer le document". Une fois que vous avez choisi le fichier histoiredulibre.sxw, l’écran suivant m’apparaît :
(NB : si vous aviez ouvert d’abord votre document d’origine, pour le comparer à histoiredulibreparrobert.sxw, OpenOffice aurait considéré histoiredulibreparrobert.sxw comme le document référence et aurait signalé une suppression de texte, alors qu’ici, comme on le voit ci-dessus, il signale bien une insertion de texte.)
A partir de là, vous avez le choix entre :
Second cas de figure : votre document a été modifié en mode "Enregistrement des modifications"
Vous pouvez aussi demander à Robert d’utiliser l’outil d’enregistrement des modifications :
Il enregistre votre document une première fois en cliquant sur "Edition", puis "Modifications", puis "Enregistrer". Cela déclenche l’enregistrement des modifications apportées au document, au fur et à mesure de celles-ci. Dès lors, ses ajouts apparaissent ainsi :
De même, ses retraits éventuels apparaîtraient barrés en rouge. Lorsque Robert a terminé, il enregistre son document sous le nom de histoiredulibreparrobert.sxw.
Supposons que votre autre collègue propose de la même façon la modification suivante à votre texte :
et enregistre son document sous le nom histoiredulibreparroger.sxw.
Votre premier réflexe, lorsque vous collectez ces deux documents, est de les fusionner pour n’en faire qu’un à comparer à votre version initiale. Pour ce faire, allez dans "Edition", puis "Modifications", puis "Fusionner le document". Vous pouvez ainsi, l’un après l’autre, choisir le document de Robert et puis celui de Roger, en acceptant, refusant ou laissant telle quelle leur proposition de modification. Le bas de votre nouveau document fusionné histoiredulibre.sxw se présente ainsi :
Enfin, pour accepter ou refuser les propositions de Robert et Roger, allez dans "Edition", "Modifications" puis "Accepter ou rejeter". Vous retrouverez la même fenêtre "Accepter ou rejeter les modifications" que nous avons vue ci-dessus.
En résumé…
Vous utilisez la commande "Comparer le document" lorsque votre document a été modifié par un tiers sans utiliser la fonction "Enregistrer les modifications". Vous utilisez la commande "Fusionner le document" lorsque votre document a été modifié par un tiers qui a utilisé la fonction "Enregistrer les modifications".
Enfin, vous pouvez paramétrer les caractéristiques d’affichage des modifications en allant dans "Outils", "Options", "texte" et "Modifications" :
Mis en ligne le dimanche 30 octobre 2005
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