Créer des étiquettes avec openOffice Writer 2.3

Si l’on souhaite créer des étiquettes à partir d’une base de données d’adresses, on doit opérer en deux temps :

1. créer une page modèle d’étiquettes en faisant Fichier > Nouveau > Etiquettes (ce qui ouvre la fenêtre de dialogue "Etiquettes" - voir 1ère image ci-dessous),
2. opérer la fusion entre ce modèle et la base de données, grâce à l’outil Assistant mailing déjà rencontré dans l’article Créer un mailing avec OpenOffice Writer.

1) Créer une page modèle d’étiquettes

Cliquez sur le menu Fichier > Nouveau > Etiquettes :

Si vous voulez imprimer vos références personnelles, activez l’option "Adresse". Il s’agit des données d’identité stockées dans "Outils > Options > OpenOffice.org > Données d’identité" :

Pour définir les champs de la base de données à imprimer sur l’étiquette, utilisez les zones à droite dans la fenêtre "Etiquettes", qui vous permettent de sélectionner une source de données, puis une table de cette source et enfin un champ de cette table. A force de cliquer sur la grosse flèche à gauche, le champ s’insère dans la zone "Inscription". Attention à bien espacer les champs et à aller à la ligne au besoin.

Pour définir le format de l’étiquette, déroulez les sous-menu "Marques" et "Types" :

Référez-vous à l’emballage des feuilles d’étiquettes pour connaître les mesures exactes des étiquettes, sans quoi l’impression présentera des décalages.

Choisissez la marque et le type (modèle) d’étiquettes. Si votre marque/modèle n’est pas présent dans la liste, vous pouvez sélectionner un type d’une autre marque qui s’approche de vos étiquettes, pour ajuster ensuite les différentes mesures.

Cliquez sur l’onglet « Format » et changez les paramètres nécessaires, à savoir le nombre d’étiquettes sur une page, la marge supérieure et les dimensions d’une seule étiquette :

Cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour stocker votre modèle personnalisé pour une utilisation future.

Dans l’onglet "Options", cochez "Synchroniser le contenu". Cette option est nécessaire pour pouvoir changer le formatage d’une étiquette type et de recopier ce formatage sur l’ensemble des étiquettes du modèle.

Cliquez sur "Nouveau document".

Mettez en forme la première étiquette de la feuille et cliquez sur le bouton "Synchroniser les étiquettes" pour appliquer ce formatage aux autres étiquettes.

2) Opérer la fusion avec la base de données d’adresses (ici "listeInjep1")

Cliquez sur le menu Outils > Assistant Mailing.

Choisissez directement l’étape 8 "Enregistrer, imprimer ou envoyer".

Sauvegardez le document source. Il s’avère particulièrement utile, car il contient une liaison avec votre source de données et il est formaté correctement. Si pour un autre tirage d’étiquettes, vous avez besoin du même format, il suffit de remplacer les données sources dans le fichier de base de données.

Sauvegardez le résultat fusionné ou imprimez-le en direct, tout comme pour un mailing.

Guide mailing et étiquettes