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Conduite de projet : collaborative ou traditionnelle ?


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Vous prenez la conduite d’un nouveau projet : allez-vous choisir la voie collaborative ou traditionnelle ? Par quoi cela va t-il se traduire, concrètement, sur l’animation du groupe des participants au projet et sur les modes de communication interne et externe ? Quelques redites synthétiques de thèmes déjà abordés dans cette rubrique "Animation de réseau".

Sources : http://jmichelcornu.free.fr, www.generationcyb.net (rubrique « animation de réseau ») et l’expérience de l’unité JESSI de l’INJEP.

1. Aperçu sur le travail collaboratif et sur la conduite de projet traditionnelle (ou hiérarchisée)

Dans son objectif :
Dans un projet collaboratif, les objectifs sont définis sous forme de "un maximum de résultats utiles" plutôt qu’avec des résultats précis annoncés à l’avance. Ce sont plus des buts généraux à atteindre. On mise sur la richesse de l’imprévu pour atteindre sinon dépasser les objectifs.

Dans son organisation :
A la différence d’une conduite de projet traditionnelle, la conduite d’un projet coopératif repose en grande partie sur le désir des participants de… participer. On tente de remplacer « pression hiérarchique » par « plaisir, découverte et reconnaissance ».
Le travail collaboratif repose sur l’attention permanente aux opportunités qui peuvent survenir.
Il ne peut se déployer que dans le temps (on estime en général à deux années la période nécessaire pour « faire prendre » un travail collaboratif, à deux années aussi la durée moyenne de vie, et à un an le temps nécessaire pour « tuer » en douceur le projet initial, avant, éventuellement, de faire rebondir la communauté sur un autre projet).

2. Exemples de travaux collaboratifs

Un exemple tout simple de travail collaboratif, mais très ponctuel : vous avez rédigé le premier jet d’un document et vous souhaitez que vos contributeurs envoient des commentaires sur ce texte que vous avez mis en ligne sur le site de la communauté.
Afin d’abaisser le plus possible le seuil du passage à l’acte, vous ne vous contenterez pas de leur demander d’aller sur le site ; vous leur donnerez l’adresse complète du texte concerné pour qu’ils n’aient plus qu’à cliquer depuis leur messagerie pour y accéder. Ajoutez également une ligne ou deux sur ce qu’ils y trouveront de nouveau pour les motiver à y aller.
Si vos contributeurs ne bougent pas, ne pensez pas que vous êtes tombé sur les plus mauvais de la planète. Cela veut seulement dire que vous n’avez pas assez facilité leur passage à l’acte.

Des exemples plus larges :
- La Fête de l’Internet : budget 2000 : 3 600 €
- La naissance du système libre Linux (Linus Torvald, son coordinateur, se définissant lui-même comme "un fainéant aimant bien récupérer la gloire du travail des autres") et de la plupart des logiciels libres,
- Des listes de discussion (ex : http://rompol.free.fr sur le roman policier), l’animation collective de sites Internet…
- la Wikipedia (http://fr.wikipedia.org),
- …

On le voit, les résultats d’un travail collaboratif peuvent dépasser ceux d’un travail traditionnel.
Les exemples précédents peuvent ou non mêler le travail à distance et les temps de rencontre physique. Dans un travail collaboratif, il est très difficile de rester uniquement dans des échanges par mail. Lorsque cela est possible, l’organisation périodique de réunions facilite les échanges.

3. Mener un travail collaboratif avec Internet est-il plus facile que sans Internet ?

Une des clés du succès dans la mise en place d’un projet coopératif est la qualité de la communication. L’émergence d’Internet change totalement la donne en rendant plus simple et rapide la communication.

Avant Internet, la majeure partie du travail d’un groupe se faisait durant des réunions. Il y avait ensuite un plan d’action que les membres mettaient rarement en application entre les réunions. Avec l’Internet, c’est l’inverse qui arrive : La majeure partie du travail est faite en continu entre les rencontres, et les réunions servent principalement à faire le point, et à multiplier les rencontres informelles pour souder la communauté. (extrait du livre en ligne de J.-Michel Cornu).

La difficulté est bien sûr que la majeure partie de la communication passe par des mails écrits (même si le contact direct est à conserver régulièrement, dans la mesure du possible). Hors, seul 7% de la communication passe par le mot en général. 38% des informations passent par l’intonation de la voix et 55% par la physionomie. Internet a inventé les smileys pour remédier en partie à cela.

4. Aperçu sur SPIP, éventuellement forums, listes de discussions, Wiki

Des outils conçus de façon collaborative et qui peuvent, ou non, être ainsi utilisés.

5. Dans quels cas un travail collaboratif est-il impossible ou inutile ?

Un projet a intérêt à être mené de façon traditionnelle si :
- Il doit atteindre un objectif déterminé
- dans un cadre de contraintes précises (délais, coût…) ;
- s’il a impérativement besoin d’un soutien extérieur au départ,
- s’il n’a pas le droit à l’échec (remarquons qu’une gestion traditionnelle de projet ne garantit pas non plus une réussite absolue),
- si l’environnement de travail est constitué de ressources rares (on peut aussi parfois, dénicher l’abondance là où, a priori, on voyait la pénurie [1]),
- s’il n’y a personne pour l’animer de façon collaborative…

Si, par contre,
- l’objectif est d’obtenir un maximum de résultats utiles, même s’ils n’étaient pas prévus au départ
- les besoins de départ peuvent être réduits pour permettre un démarrage immédiat
- on a du temps devant soi pour gérer le projet par opportunités
- le projet porte sur un bien abondant pour favoriser l’économie du don
- il peut survivre avec un minimum de contributions, et on peut conserver les tâches critiques
- un animateur est trouvé, qui se trouve dans un état suffisant de sécurité matérielle, alors le projet peut être envisagé de façon collaborative.

6. Peut-on mêler travail traditionnel et travail collaboratif ?

Oui, à condition que les champs de l’un et de l’autre ne soient pas interdépendants mais parallèles.

7. Conditions pour réussir un travail collaboratif

- avoir un bon coordinateur (cf plus bas) qui sache saisir les opportunités,
- minimiser les besoins de départ et les coûts de coordination et de communication,
- réutiliser au maximum les ressources déjà disponibles pour atteindre la masse critique,
- que les tâches ne soient pas liées entre elles.
- conditions de fonctionnement pour les participants :

8. Les motivations d’un participant à un travail collaboratif

Le contributeur ne vient que parce qu’il y trouve son intérêt en terme de plaisir, de découverte et de reconnaissance.
Voici comment Jean-Michel Cornu conçoit les contreparties que le participant retire de sa collaboration :
- L’estime (qui est une des principales contreparties obtenues) doit être apportée de façon globale par l’ensemble de la communauté et non par la décision d’une personne
- La contrepartie doit être obtenue a posteriori (par exemple l’estime acquise par les résultats obtenus) et non a priori (tel que la nomination à un titre). Il est cependant possible de proposer des rôles non exclusifs non comme reconnaissance mais comme incitation à contribuer
- L’amélioration ou la diminution de l’estime doit être un processus continu
- L’évaluation ne doit pas se faire uniquement en fonction de critères objectifs mesurables mais doit prendre en compte les ressentis subjectifs de chacun
- Votre rôle n’est pas de reconnaître seul le travail de chacun mais de favoriser les mécanismes de contrepartie collectifs (estime, plaisir, acquisition de savoir-faire)
- Soyez attentif à ce que la contrepartie ne soit pas demandée mais reçue

9. Les qualités demandées à l’animateur

Sa mission est de :
- exécuter les tâches critiques qui mettraient le projet en péril si elles étaient mal faites (alors que les contributeurs effectuent un grand nombre de tâches non critiques qui démultiplient et enrichissent le projet)
- former/informer/motiver les membres du réseau afin qu’ils se rassemblent autour du plaisir et de l’envie de faire quelque chose ensemble ; pour "donner envie", il ne suffit pas de proposer de travailler ensemble ; il faut aussi rendre le projet attirant ;
- trouver des moyens et des outils pour valoriser les contributions de chacun : faire circuler l’information, conserver un historique des réalisations…
- permettre aux membres de produire en fixant un minimum de règles de fonctionnement ;
- permettre au réseau de rayonner et de diffuser ses productions. Cela le valorise et montre à tous que l’absence (apparente) d’organisation et (réelle) de hiérarchie ne conduit pas au "chaos".

Ses trois qualités principales :
1. Un très bon sens du contact et des relations humaines
2. Savoir reconnaître les opportunités et les bonnes idées des autres
3. Une très grande réactivité

Le coordinateur doit disposer d’une sécurité matérielle suffisante. Il peut être payé pour collaborer, mais aura alors peut-être plus de mal à impliquer des personnes bénévolement.

10. Retour sur SPIP (ou Wiki) : en quoi permettent-ils un travail collaboratif ?

Observation de sites (www.generationcyb.net, http://passeursdeculture.injep.fr, www.a-brest.net, http://fr.wikipedia.org pour Wiki..)
La masse critique d’articles est atteinte : 35 000 articles sur Wikipedia en français, environ 300 pour passeursdeculture et Générationcyb.net.
La durée : plus de 3 ans pour Wikipedia, environ 1 an pour les deux autres.
La réactivité -> alerte mail quand il y a une réaction suite à un article ou quand un nouvel article est proposé
L’abaissement du seuil de passage à l’acte -> des internautes peuvent réagir facilement sur les forums qui suivent les articles ; les rédacteurs peuvent publier assez facilement
La valorisation des apports -> chaque article est signé ; lorsqu’il s’affiche, les articles du même auteur sont signalés ; un historique est conservé dans l’espace privé du site SPIP.


[1] Exemples : considérons le temps et les personnes comme des ressources du projet. Dans de nombreux cas, on peut prendre les moyens pour donner au projet plus de temps ou plus de moyens humains, en l’inscrivant dans le long terme (vaut-il mieux échouer tôt ou réussir plus tard ?) et en impliquant plusieurs cercles de participants.

[2] Cela peut demander de doubler les communications importantes par mail de courriers papiers ou fax, par exemple.

Mis en ligne le mercredi 5 mai 2004


Travail collaboratif ou traditionnel ?


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