Bureautique 2.0 : un avenir dans les EPN ?

Une chose est sûre : Internet a su révolutionner les usages de l’informatique, tels que nous les connaissions jusqu’à présent. Avec l’avènement puis les progrès des Hotmail et autres Gmail, les logiciels de messagerie classiques ont perdu de l’intérêt. Avec l’avènement du web 2.0 promis pour 2008, en sera-t-il de même pour les suites bureautiques classiques ? Dans cette perspective, on pourra s’interroger sur le positionnement des EPN face à cette mutation annoncée. Mais voyons tout d’abord en quoi ces outils semblent si révolutionnaires…

Des suites… en ligne ?

Appelées parfois suites 2.0 ou suites bureautiques en ligne, ces applications sont de type client/serveur. La principale différence avec les suites bureautiques classiques réside dans le fait que les applications sont désormais hébergées à distance, sur un serveur et que vous y accédez depuis n’importe quel ordinateur connecté à Internet.

Cette caractéristique offre alors pour l’utilisateur quelques avantages :
 plus besoin d’un système d’exploitation en particulier pour travailler avec sa suite, puisqu’elle est accessible depuis n’importe quel navigateur web,
 possibilités de partage des documents avec d’autres utilisateurs. Enfin, les suites 2.0 offrent également à l’utilisateur les possibilités de s’affranchir d’une clé usb, puisque les documents sont sauvegardés à distance, sur un espace de stockage alloué par les sociétés éditrices.

Google Docs, le plus populaire

Appelée aussi Google Documents, Google Docs est la suite 2.0 la plus utilisée. Avec le rachat en 2006 de la société Writely, Google a repris le relais amorcé par la start-up et compte bien désormais se tailler la part du lion au sein de cet univers tant convoité ! La suite Google Docs a été pensée comme une alternative aux applications bureautiques les plus utilisées en offrant : un traitement de texte, un tableur et un logiciel de PreAO (présentation assistée par ordinateur).

L’originalité du produit de Google : une barre d’outils est commune aux trois applications. Des onglets spécifiques apportent ensuite des fonctionnalités propres à chaque application ("insertion" pour le traitement de texte, "tri" pour le tableur). Enfin, un onglet Révisions, permet dans chaque application de retrouver l’historique de chaque modification apporté aux documents.

Le principal avantage de Google Docs réside dans le support de nombreux formats de documents : pdf, docs, ods, odt xls, ppt… Vous pourrez par exemple commencer un document dans Word, Excel ou Open Office et le modifier grâce à Google Docs. Attention toutefois aux macros qui auront du mal à supporter la transition !

Le second atout de Google Docs : faire vivre sa suite dans un esprit communautaire grâce un public potentiel d’habitués des produits "maisons". En effet, rares sont les internautes à ne pas posséder de compte Google au regard de la grande diversité des services offerts dès l’inscription : Google Agenda, Picasa, Gmail…

Le troisième atout de Google Docs réside dans le partage de documents. Vous pouvez "ouvrir" votre travail en entrant les adresses de comptes Google amis.

Une critique cependant : l’interface. Malgré qu’elle soit bien intégrée aux autres outils Google, elle s’éloigne quelque peu de celle des modèles Office : Microsoft Office ou Open Office. Les utilisateurs des suites classiques seront déçus, même si l’on retrouve les principes de bases : onglets, icônes, opérations de base (ouvrir, exporter, etc).

Zoho Office, un vaste parc… à applications !

Véritable emblème, figure de proue des services offerts depuis l’émergence du Web 2.0, la suite Zoho ne s’est pas faite en un jour. Son concepteur, la société AdventNet Inc. a lancé sa suite fin 2006 autour des 3 applications, piliers d’Office : un traitement de texte (Zoho Writer), un tableur (Zoho Sheet) et un logiciel de PreAO (Zoho Show).

Peu à peu, de nouveaux services se sont greffés à la suite originelle :
 un logiciel de gestion de projet (Zoho Projects),
 un wiki (Zoho Wiki),
 un gestionnaire de groupe orienté courriel (Zoho Mail),
 un outil de gestion de CRM (Zoho CRM),
 un outil de gestion de tâches (Zoho Planner),
 un chat (Zoho Chat),
 un outil de gestion de BDD (Zoho Creator),
 un outil de vidéoconférence (Zoho Meeting),
 un bloc-notes (Zoho Notebook).

Le principal avantage de la suite réside dans ce panel très large d’applications. De plus, les formats de fichiers reconnus sont nombreux : doc, xls, ppt, pps, sxw, sxi, txt, rtf… En comparaison à Google Docs, Zoho offre beaucoup plus d’options : modèles, polices et marges pour le traitement de texte ; graphiques pour le tableur. Là où Google Docs offrait le strict minimum pour une prise en main rapide, Zoho s’adresse à un public déjà plus averti.

Cette complexité se retrouve aussi dans l’ergonomie générale. En effet, chaque outil possède sa propre interface, différente des autres, ce qui n’est certainement pas le point le plus fort de la solution. Par exemple, Zoho Writer permet l’ouverture de plusieurs documents à la fois, via un système d’onglets ; ce n’est pas le cas dans Zoho Sheet et Zoho Show.

Notons tout de même que le partage de documents se fait avec la même facilité que Google Docs. Pour cela, il suffit aux utilisateurs de posséder un compte Zoho. Enfin, Zoho offre la possibilité de travailler hors ligne par une sauvegarde générale de vos documents sur votre disque dur. Pour aller encore plus loin, un plugin pour Microsoft Office permet la modification des documents Zoho… hors ligne !

ThinkFree, java… bien, tout va-t-il bien ?

Ne faisant rien comme les autres, ThinkFree Office se démarque d’emblée de ses concurrents par une suite qui existait déjà… hors ligne. Mais là n’est pas la seule différence puisque l’application étant totalement gérée en langage Java, elle nécessite une configuration musclée. Nous verrons un peu plus loin que ce choix présente malgré tout quelques avantages.

Là encore, la suite se base sur les trois applications fondamentales de la bureautique, avec des outils dont les noms parlent d’eux-mêmes : ThinkFree Writer, ThinkFree Calc et ThinkFree Show.

L’interface générale de ces applications est très soignée, se rapprochant des suites bureautiques hors ligne grâce à la technologie Java. Ce point sera un argument de choix pour l’utilisateur habitué aux suites classiques.

La ressemblance avec Microsoft Office ou Open Office est telle que l’on retrouve un vrai menu "Fichier" avec la possibilité d’ouvrir des documents sur son disque dur, sans les importer comme dans Google Docs ou Zoho.

Niveau Compatibilité, ThinkFree Office fait moins bien que ses autres concurrents puisque les formats d’Open Office ne sont pas reconnus. Vous devez passez par l’étape supplémentaire d’une conversion de vos fichiers vers les formats de Microsoft. Néanmoins, certains problèmes rencontrés avec la concurrence n’apparaissent plus avec cette suite : la mise en forme générale de vos documents sera globalement mieux respectée.

Encore une fois, le partage de documents repose sur le même principe, déjà énoncé : la nécessité d’avoir un compte… ThinkFree Office !

Pour en finir avec ThinkFree Office, revenons sur le principal défaut de la suite : le Java. Le traitement de documents très lourds peut s’avérer chronophage. Tout comme les problèmes de réactivité qui peuvent nuire gravement à… votre concentration !

A la suite : d’autres suites !

Sans compter Microsoft qui proposera prochainement une complémentarité online/offline avec sa suite Office, dans le grand bal des suites 2.0, d’autres sociétés veulent prendre part à la danse…

Mi-2006 : Ajax13 Inc lance une suite complète basée comme Google Docs et Zoho sur le langage de programmation Ajax (Asynchronous JavaScript and XML).

Mi-2007 : Adobe rachète Buzzword, produit développé par une start-up. Ce qui sera peut-être une suite n’est qu’en 2008 un seul et unique… traitement de texte.

Fin 2007 : Ulteo, un projet est initié par Gaël DUVAL, créateur de la distribution Mandriva (feu Mandrake). La suite OpenOffice est portée en ligne !

Dans cet article, GenerationCyb.net ne vous détaillera pas tous ces projets, car là n’était pas l’objet du débat initial !

Suites 2.0 : échec ou réussite ? Patience !

Au regard des éléments détaillés précédemment, les suites bureautiques en ligne, malgré des innovations permanentes, ne peuvent pas encore prétendre être des alternatives crédibles aux suites classiques, telles que la plupart d’entre-nous utilisons à l’heure actuelle.

Faites-vous même le test d’une suite en ligne, que vous choisirez en fonction des caractéristiques qui semblent correspondre à vos besoins. Même si ces services en ligne vous donneront l’impression d’utiliser un logiciel installé sur votre PC, vous serez inévitablement confronté aux lenteurs d’affichage et d’exécution de tâches courantes telles que la sauvegarde ou l’ouverture de documents.

Cette utilisation inconfortable sera encore plus marquée par une absence de fonctions basiques auxquelles nous nous sommes habitués : modes d’affichage, mode plan…

Quoi qu’il en soit, les suites bureautiques ont encore une belle marge de progression pour rattraper leur retard sur les suites classiques. Tentons de nous adapter à cette progression en patientant… Mais jusque quand ? A titre de repère, Adobe a donné le tempo en se fixant l’horizon 2017 pour passer entièrement son logiciel Photoshop en ligne.

EPN et suites 2.0 : créer "l’opportunité numérique"

Dans l’attente, les EPN doivent-ils pour autant complètement passer à côté du phénomène 2.0, symbolisé par ces suites en ligne ? A cette question, chaque animateur multimédia aura sa réponse.

Ce qui est sûr, c’est qu’il existe toujours à l’heure actuelle deux types de publics au sein des EPN : celui qui franchit la porte pour venir s’initier et celui qui vient pour satisfaire une soif de découverte. C’est ce dernier qui pourrait être potentiellement intéressé pour découvrir toutes les possibilités offertes par le Web 2.0.

Dans le cadre de l’étude Mediascope menée en 2007, l’EIAA (European interactive advertising association) a mis en avant le fait que certains internautes n’utilisaient pas le web pour certaines tâches spécifiques (comme la bureautique) car ils trouvaient cela inutile. Rapportant ce constat à votre EPN, ce sera à vous animateur multimédia de convaincre que les suites 2.0 peuvent avoir leur utilité !

Malgré quelques inconvénients, les suites 2.0 surclassent les suites bureautiques classiques sur deux points : l’accès à ses documents de partout grâce à Internet et le travail collaboratif rendu possible grâce au partage. A l’heure où sont repérées dans quasiment tous les CV des compétences liées à l’utilisation des outils bureautiques, quel candidat à un poste refuserait de "vendre" sa capacité à collaborer par la maîtrise des suites 2.0 ?

Toujours dans son étude, l’EIAA souligne le fait que la non utilisation d’outils web 2.0 ne signifie pas pour autant un manque d’intérêt. 12% des internautes déclarent simplement ne pas connaître l’existence de ces outils. Selon, Michael Kleindl, président de l’EIAA, tout serait question "d’opportunité numérique" : quand le consommateur fait la connaissance d’un produit, il peut changer son comportement.

Une "opportunité numérique" qui doit être créée par l’animateur multimédia entre le public fréquentant son espace et les suites 2.0. Faire découvrir pour rendre acteur, une devise toujours valable quelles que soient les initiations proposées au sein des EPN.